Hvad er Enterprise Resource Planning og hvad er det der gør, at ERP går ind og skaber forandringer i virksomheder? Først skal vi gøre det klart, at når vi taler om ERP, mener vi Enterprise Resource Planning løsninger, der for alvor følger de grundlæggende ERP begreber og egenskaber. Enterprise Resource Planning er ikke kun en teknologi, der automatiserer virksomhedernes processer, men er en løsning for at gøre virksomheden mere effektiv og fordelagtig. Det betyder at en seriøst implementation af Enterprise Resource Planning involverer forandringer i mere end blot det tekniske team i virksomheden – også missions-lagene i virksomheden bliver berørt og ofte ændret. Man installerer altså ikke bare dynamics nav på en computer – man tilpasser sin virksomhed. Det skyldes primært de best practices der ligger til grund for ERM løsningerne. Best Practices henviser til forretningsmodellerne, der er lagret som arbejdsprocesser og logikken i programmerne i ERP-pakken. Sådanne modeller gøres stærkere gennem målinger fra praksis, kombineret med forretningsprocesser fra de førende organisationer og virksomheder. Så når en organisation bruger sådanne ERP-løsninger, bruger de faktisk disse successfulde modeller. Implementering af Enterprise Resource Planning svarer således til at køre virksomheden i henhold til nye processer. Virksomhedens ansatte skal altså vænne sig til at arbejde på en ny måde. Dette er grunden til, at ERP er forbundet med ændringer i organisationen, og organisatoriske ændringer skal betragtes som en konsekvens af en sådan implementering af Enterprise Resource Planning.

Hvilke områder vil blive ændret? Ændringen starter i forretningsprocesserne. Det betyder nye måder at gøre ting på, og en ny måde at tænke på drift. Alt efter virksomhedens opbygning kan det være nødvendigt at omstrukturere hvis der er huller imellem de vigtige opgaver og den nye proces.

Et simpelt eksempel: hvis medarbejderne i øjeblikket udfører deres dedikerede opgaver særskilt, skal de skifte til arbejde med udgangspunkt i en sammenkoblet kæde af opgaver kaldet forretningsprocesser. Dette skyldes at en af grundstenene i Enterprise Resource Planning er at arbejdet er procesorienteret. Dette betyder naturligvis ændringer i organisationens indstilling og opførsel fra en opgaveorienteret tilgang til procesorienteret tilgang. Folks fokus i en sådan integreret virksomhed skal bevæge sig fra at fokusere på deres separate job, hvor de ikke behøver tænke på de andre dele, til at tage sig af hele processen og gøre alt, hvad de kan for at hele processen kører perfekt.

Forretningsprocesserne hænger sammen, og hver proces kan udløse andre processer, der skal lanceres. På denne måde giver teamarbejde også mening og spiller ind. Faktisk skal teams dannes omkring forretningsprocesserne. Teamarbejde har typisk brug for forbedringer i de horisontale relationer mellem medarbejderne, samt forbedringer i deres kommunikationsevner. Du kan altså se, hvordan principperne i ERP indebærer store ændringer i hele virksomheden. Nye forretningsprocesser følger med nye organisatoriske roller og jobbeskrivelser for medarbejderne. Det kan medføre ændringer i organisationsdiagrammet på grund af vedtagelse til de nye processer og jobdefinitioner.